लेखा परीक्षा और निरीक्षण
- कार्यकारी कार्यालयों एवं स्टेशनों के रिकॉर्ड की लेखा परीक्षा के दौरान पाई गई छोटी-मोटी या कम महत्वपूर्ण अनियमितताओं के लिए तैयार किया जाने वाला रिपोर्ट निरीक्षण रिपोर्ट पार्ट II(Inspection Report Part-II) कहलाता है।
- कार्यकारी कार्यालयों एवं स्टेशनों के रिकॉर्ड की लेखा परीक्षा के दौरान पाई गई गंभीर अनियमितताओं एवं आवृत्ति स्वरूप के किसी भुगतान की आपत्ति के लिए तैयार किया जाने वाला रिपोर्ट निरीक्षण रिपोर्ट पार्ट I(Inspection Report Part-I) कहलाता है।
- लेखा विभाग में रखे गए लेखों का मासिक लेखा परीक्षा के दौरान पाई गई बहुत ही सामान्य अनियमितताओं के लिए तैयार की गई रिपोर्ट रफ ऑडिट नोट कहलाता है।
- रफ ऑडिट नोट का निपटारा 15 दिनों के भीतर नहीं होने पर यह टेस्ट ऑडिट नोट पार्ट II में परिवर्तित हो जाता है।
- लेखा विभाग में रखे गए लेखों का मासिक लेखा परीक्षा के दौरान पाई गई सामान्य अनियमितताओं के लिए तैयार की जाने वाली रिपोर्ट टेस्ट ऑडिट नोट पार्ट II कहलाती है।
- लेखा विभाग में रखे गए लेखों का मासिक लेखा परीक्षा के दौरान पाई गई महत्वपूर्ण अनियमितताओं के लिए तैयार की जाने वाली रिपोर्ट टेस्ट ऑडिट नोट पार्ट I कहलाती है।
- निरीक्षण रिपोर्ट पार्ट II और ऑडिट नोट पार्ट II को लेखा(Accounts) अपने स्तर पर बंद कर सकता है।
- निरीक्षण रिपोर्ट पार्ट I और ऑडिट नोट पार्ट I का जबाव लेखा कार्यालय के माध्यम से ऑडिट को भेजा जाता है।
- वह पत्र जो रेल के लेखें अथवा विभागीय कार्यालय एवं स्टेशन रिकॉर्ड आदि की लेखा परीक्षा के दौरान प्रकाश में आई गंभीर अनियमितता या मुद्दों के लिए जारी किया जाता है विशेष पत्र(Special Letter) कहलाता है।
- लेखा परीक्षा के दौरान मुख्य लेखा परीक्षक की निगाह में यदि कोई ऐसी अनियमितता आती है जिसकी कार्यवाही वह विभागा अध्यक्ष के स्तर पर कराना चाहता है इसके लिए जो विवरण तैयार किया जाता है उसे प्राथमिक तथ्यात्मक विवरण(Preliminary Statement of Facts) कहते हैं।
- प्राथमिक तथ्यात्मक विवरण का उत्तर मुख्य लेखा परीक्षक को छः सप्ताह के भीतर दिया जाना चाहिए।
- रेलवे की लेखा परीक्षा के दौरान पायी गयी गंभीर त्रुटियों जिनका ऑडिट नोट, निरीक्षण रिपोर्ट अथवा प्रारंभिक तथ्यात्मक विवरण द्वारा अंतिम निपटारा नहीं होता है उन्हें रेलवे आडिट (लेखा परीक्षा) रिपोर्ट में लाने के लिए जो पैरा तैयार किया जाता है उसे ड्राफ्ट पैरा(Draft Para) कहते हैं।
- ड्राफ्ट पैरा 6 प्रतियों में तैयार किया जाता है।
- ड्राफ्ट पैरा का जवाब 8 सप्ताह के भीतर दिया जाना आवश्यक है।
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